揭开家办的神秘面纱:有关成本、人才和风控

2021年10月10日 13:44
无论是创立或运营一个家办,亦或扩大家办现有的服务,都需要周详的考虑和规划,才能妥善保护和管理家族的财富,使其日益增值。

图片来源:视觉中国

01 家办的六大治理事项 

新世界往往为创造了大量财富的高净值个人及其家族敞开大门。随着超高净值家族的资产日益复杂,新的挑战也会随之出现。此时,一个有效的方式是通过设立家办来管理家族的财务事务,而不是依赖金融机构来提供这些服务。

尽管每个家办与其创始人的DNA一样独特,但大多数家办都致力于实现一些共同目标:

•   为家族财富的管理和治理提供正式结构

•   保护家族财富、实践家族愿景和价值观

•   协调、整合家族定制服务

•   管理家族的经济和个人风险

•   利用家族财富合并后的规模经济,如优惠的投资渠道和较低的费率

•   维护家族事务的机密性和隐私性

与其他组织一样,家办的成败也有赖于有效的治理。对于家办而言,在治理上应重点关注以下六点事项:

1.在集中领导和放权之间掌握平衡

家办往往由家族中老一辈人创立,但有效的治理既取决于经验丰富的老一辈人的领导,也有赖于选择性地放权给其他人。家办的愿景和战略由家族制定,但是战术决策和执行则要留给年富力强的家办员工,并适时从外部顾问中获取建议。

2. 有效沟通

家办通常是家族成员沟通的中心,譬如主持家族会议、安排家族度假活动等。因此,家办领导者任务之一是需要向家族年轻一代传达事务信息。

3. 董事会监督

综合来看,成立董事会监督和指导家办是一个比较前沿的做法。需要注意的是,家办董事会的成员构成极为重要。在大多数情况下,家办的董事会成员既应该包括老一辈家族成员,也需要有一些立场客观的局外人为家办提供截然不同的视角。

4.继任和应急计划

家办需要积极准备继任和应急计划为家族保驾护航。譬如,在家族owner猝然离世的情况下,家族成员需要了解在该场景下会发生什么事,这是减少困惑、避免对家族财富去向产生分歧和争执的重要事项。

5.持续改进运营

家办及其服务的家族要想立于不败之地,面对不断变化的运营挑战,就需要不断地改进运营流程,积极创新。无论家办成立了多久或家办的管理层上任有多久,皆应如此。

6.打造内部治理平台

家办应该建立一个涵盖从运营到战略的所有活动的治理平台,譬如构建一个基于财务和绩效的报告系统,以提供准确、及时、透明的信息。

尽管家族成员死亡和纳税不可避免,但它们并非突如其来,让人措手不及。家办的一个特别之处就在于可以帮助家族为突发情况做好准备,譬如一个重要家族成员离世,只要事先做好准备,家族就可以更稳妥地应对重要成员去世所带来的个人和商业影响。

02 家办的风险管控

在为家族监控和管理风险方面,家办比任何一名家族成员、顾问或外部服务提供商都更具优势。家办的风险管理方式取决于许多因素,包括家办的规模、职员的经验,以及家办的发展状况等。无论家办的规模如何,健全的风险管理框架和有效的内部控制至关重要。

在这个风险不断增加、投资欺诈和网络犯罪的时代,越来越多的家族开始采用制度化的方法来管控风险。面对不断变化的外部环境,家办及其家族有三大领域值得重点关注:

•  网络风险  

涉及个人身份、声誉、公共和私人日程安排、商务和私人旅行、投资账户、商业交易等方面。

•  欺诈风险 

这是一个不常见但重要的风险因素,因为家办可以近距离接触现金和资产,某名雇员可能在财务活动、与家族成员联系沟通方面具有很强的控制力。

•  组织和运营风险 

涉及家办雇员、流程、系统和外部各方,以及家族成员自身的人身安全。

目前,许多家办开始重新思考他们对风险管理的看法,由此产生的项目支出应被视为对家族未来声誉和福祉的投资,以及对家族资产的一种保护。拥有强大风险管理框架的家办通常能够更好地抵御市场混乱、网络攻击、内部欺诈和其他相关的威胁。

家族通过风险评估并制定一些防控措施来减小风险,最终目标是保护家族财富。其中,内部控制机制是家办用来为其关键职能建立完整性和安全性的程序。与任何成功的企业一样,越早引入内控机制,家办管理风险、预防问题出现的能力也就越强。

风险不断演变,特别在家族本身以及家办的职员和系统发生变化的时候。对于家办而言,一个常见的做法是定期进行正式的风险评估,以确定内控机制是否有效,以及侧重点是否恰当。此外,评估结果应该提交给董事会,以便家族能够及时了解情况并进行参与。

03 法律与税收

家办业务所涉及的法律、税收和监管框架非常复杂,因此需要称职的顾问提供专业知识。

在法律方面,家办需要考虑的因素:

• 家办的结构是公司、合伙、信托还是其他形式?

• 谁将拥有和控制家办?

• 家办所属的法律管辖范围是什么?

• 还需要哪些其他法律协议,比如雇佣协议和服务协议等?

在税务方面,家办需要考虑的因素:

• 从税收角度来看,应该如何构建家办?

• 家办的活动是否会上升到交易或生意的层面?

• 关于家办的所有权和继承权,是否存在赠与税或遗产税问题?

• 家族成员会受到税收影响吗?

• 家办的角色如何影响国外的家族成员?

• 是否有足够的灵活性来适应税收和监管规则以及家族情况的变化?

通过开展定期备审评估,家办可以有效地为税务机关的查询/审计做好准备。其中,家办的备审评估既可以是与内部顾问的简要讨论,也可以是涵盖文档分析、访谈和其他数据收集的详细评估。

在涉及多个司法管辖区的情况下,家办在结构上可能会变得较为复杂,因此,在设立家办之前就征询税务方面的建议非常重要。

04 吸引与保留家办人才

任何家办的基石和重要成功因素都是它所雇佣的人才。吸引和保留人才能够使家办能够创造适当的文化,保持高昂的士气和留任率,并随着家族需求和动态的变化而进一步成熟发展。

薪酬和福利是迄今为止家办最大的年度成本,占年度预算的50%~75%。这也是为什么家族应该投入大量时间来吸引、留住和激励人才的核心原因。

从家办人才角度来看:

• 根据家族规模、提供服务的类型和范围以及相对的财务状况和活动,家办的员工人数可以从一人或两人到100人以上不等;

• 家办最常见的领导职位包括首席执行官(CEO)、首席财务官(CFO)和首席投资官(CIO)。近年来,由于家办服务范围的扩大和技术的整合,许多家办都增加了首席技术官(CTO)。

• 随着时间的推移,家办的业务需求发生了变化,新一代员工的期望也发生了变化。家办成员和家办的雇主必须认识到这些变化,并考虑他们如何应对吸引和留住人才。

在人才管理上,家办应重点关注以下事项:

•   确定近期和长期人才和领导力,满足家办战略和使命的要求

•   盘点人才并确定高潜力、高绩效与家办人员之间的能力差距

•   决定如何通过建造、购买或借贷来填补缺口

•   建立正式的招聘流程,包括尽职调查、背景调查和入职培训

•   执行适当的法律文件,如雇佣协议、保密协议和隐私承诺

•   定义明确的角色、职责和报告路线

•   制定长期继任和发展计划

•   编制员工手册,其中包含政策和程序

•   创造一个强调员工福利并提供灵活性的工作环境

•   鼓励员工制定与家办短期和长期目标直接相关的目标

•   制定薪酬安排,包括促进留住关键员工的长期激励措施

•   建立正式的绩效和审查流程,以及有意义的反馈。

05 家办的成本

家办可以为家族带来巨大的好处,但是如果没有足够的年度运营预算,就无法做到这一点。通常来看,家办年度运营成本约为其管理资产的1%,但是实际成本可能相差较大,具体数字取决于管理的资产数量和类型、家办业务的复杂程度、提供的服务范围,以及是否计入了外部管理费等。

确定了家办的年度成本之后,家办如何向家族收取服务费用同样重要。家办的服务收费应足以弥补运营成本,并确保其可以持续经营。虽然此类收费没有行业标准,但行业惯例主要包括:

•   按小时收取的可变费用

•   根据所管理资产的百分比收取的可变费用

•   按商定的服务范围收取的固定费用

•   根据成本分摊比例收取的费用

•   以上任意项的结合或组合

无论采取哪种收费方式,都应在可比的基础上做到公平合理,对家族客户保持透明、准确、且有记录可查。其中,一些家办通过定价研究,以确定服务的可比市场费率。市场费率定价分析可以避免潜在的税收问题,这可以让家族成员感到安心,相信收取的费用是公道的。

来源:家办新智点 查看原文

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