当上领导以后:看见的越多,看不见的也越多

2018年12月12日 20:05 A
领导者拥有的全局观是由他所处地位的特权带来的,公司中很多人并没有这种有利视角。另一方面,领导者传递的部分信息会被误解和稀释。

图片来源:视觉中国

都说站得高看得远,但站在高处的领导者也同样可能存在盲点,这些盲点也许是“不畅的沟通”所带来的。常规的沟通并不能保证信息的畅通,因为领导者总是受人关注,每一句话,每一次互动,甚至每一个面部表情,都将被人仔细观察,并在脑海中重演,变成了领导者“时时刻刻都在传递的信息”。所以,当信息到达接收者时,部分信息也许已经被误解和稀释。

忽视团队中存在的沟通问题,使企业效率降低,或者人员涣散。

那么领导者该如何改变自己的认知和行为,通过调整沟通方式和策略,逐渐在团队和企业中发挥积极的影响力呢?

“领导者与团队脱节发生在不知不觉当中,对于此类盲点,只有真正积极主动的领导者才能有所识别并加以避免。”下面这篇文章介绍了领导者应该如何理解沟通的真谛,避免想要传递的信息在沟通过程中被误解和稀释,以及如何帮助员工克服沟通障碍。

主要内容摘要:

1、看见的越多,看不见的也越多,这一讽刺性的盲点是领导者所处的地位造成的。

2、在他人眼中,领导者时时刻刻都在传递信息。

3、 理解并接受信息被误解和稀释的过程至关重要。

4、“三明治技巧”很容易分散了信息接收者的注意力,并使他们产生误解。

5、 如果你们的沟通局限于工作任务,那么安全感和同事友谊就很难建立起来。

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许多初在领导职位的人常常发现自己的团队会受到一些不必要的矛盾的影响,这种影响有时会让团队乱成一团,效率降低。由于缺乏经验,他们会彻底转变自己来提高团队效率、实现团队目标。为此,他们付出了很多,但依然收效甚微,或许他们忽视了真正的解决方案:如何更好地沟通。

领导者的沟通存在盲点

为何这么多受过良好教育、才能出众的人会忽视沟通?

原因很简单:领导们没察觉到当前的沟通不畅,所以便认为自己的团队不存在沟通问题。

领导者所处的地位使他们不仅能看到公司的长期愿景和高层运作,还能清楚地看见公司的其他各方面。然而,他们忘记了这种全局视角是自己所处地位的特权,公司中很多人并没有这种有利视角。

看见的越多,看不见的也越多,这一讽刺性的盲点便是领导者所处的地位造成的。

想想你曾听过的人们说他们的领导与团队“脱节”,不知道“实际情况”,或是“痴心妄想”。其实这是众多行业中许多团队和组织都存在的普遍问题。

领导者不是故意不了解团队的内部工作情况,但也不会在某一天醒来时突然发现“我已经脱离了我领导的团队”。与团队脱节发生在不知不觉当中,对于此类盲点,只有真正积极主动的领导者才能有所识别并加以避免。

但有盲点并不意味着无法可解,如果你认识到问题的存在,说明你已经克服了第一个障碍。而且幸运的是,作为领导者,你所处的地位能帮你很好地解决困扰公司的沟通问题。

理解沟通的真谛:领导者时时刻刻都在传递信息

领导者总是受人关注,你说的每一句话,你与他人的每一次互动,你做的每一个面部表情,都将被人仔细观察,并在脑海中重演。人们会观察领导者的反应,然后根据这些反应调整自己的行为。你需要认识到这一情况,确保传递出你想要传递的信息,因为在他人眼中,领导者时时刻刻都在传递信息。

行为不一、反复无常的领导者则会传递出不一致的信息,平添不必要的摩擦和混乱。沉稳持重的领导者会通过每个动作传递出一致的消息,以此强化自己的团队,只在极少数情况下一反常态,着重强调某一点信息。比如,你可通过在日常沟通方式中稍显差异来强调特定的消息。如果你平日总是轻声细语,有一天却提高音量和加强语气,人们肯定会记住。

需要意识到的是,无论使用何种媒介,微信、电话、电子邮件、备忘录,还是面对面沟通,别指望你的信息能被100%地准确传达。很多时候,在领导者发送信息的一刻,信息就被立即曲解了。因为这个过程受到太多因素的干扰,比如你的语调、对方的心情、你使用的词汇、你的面部表情、肢体语言、你与对方的过往等等。这还只是与一个人沟通的情况,想想每天与多少人,沟通多少次,在这里面的部分信息被曲解简直就是常态。

当你表达的信息在公司中慢慢流传时,各种因素将导致它变得模糊不清,甚至会变得与你原本表达的意图或信息有本质区别。就像多人参与的传声筒游戏一样,无论是受到错误的影响,还是被别有用心的人利用,信息的含义最终都会因各种原因而变得扭曲。当信息到达真正需要真相的接收者时,可能已经与你的意图完全相反。因此,理解并接受信息被误解和稀释的过程至关重要。

如何避免要传递的信息被误解和稀释?

如何防止信息被误解和稀释呢?可以有以下几种方法:

1、不断重复

这是提高信噪比最有效的方法。人们每天都会收到很多信息,需要处理的电子邮件、聊天消息、广告、面对面谈话……如果信息太多,人们无法集中注意力,便会将一些信息遗忘在日常忙碌中。只有那些他们认为重要的信息,即不可忽视的信息,才值得留意。

不断重复信息的领导者就像扬声器一般,抓住人们的注意力。人们需要被提醒,重复的消息也更容易被记住。虽然重复消息可能看起来是过度沟通,但它有助于澄清情况、减少错误的理解。

2、创造难忘的金句和团队“梗”

团队需要共享的金句和记忆,尽管起初这些短语或许看起来像是笨拙或虚伪的陈词滥调,但很快你便会发现它们有可能变成团队的口头禅和指导原则。

这些短语将被你的团队和其他人接纳,并成为他们的常用语。由此,他人开始重复,自然而然地进一步强化了信息。

3、使用多种媒介

如果你与他人当面讨论了某一事情,记得补发一份邮件给他,并在邮件中重述同样的信息。发送邮件后,可以再请他们重复自己对信息的理解,如要求他们向他人进行重述或解释。如果信息不一致,你便有机会澄清误解。

4、信息须明确

误解往往起源于消息接收者的理解与发送者的想法不同。当信息不完整时,人们会根据自己的理解、经验和偏见来填补空白。由于每个人都不同,这种不一致的理解便非常容易导致信息被错误传达。通过使用精确的词汇和语言,可以避免这种情况发生。所以,信息必须明确,使用笼统的语言会产生太多误解的空间。

例如,针对一个不正确的采购决定,不要只简单地说它是个“糟糕的决定”,而应当说“决定购买是不明智的,因为这并不符合我们当前的预算”。第一个说法“糟糕”会让人浮想联翩,而第二个说法则具体说明了原因,且避免了他人继续犯同样的错误。

5、要敢于说出坏消息

有时候,由于将表达的信息会让他人失望,领导者感到难以启齿。软弱的领导者会担心任何消极的思维和想法都会伤害公司,所以极力避免面对,希望问题能不了了之。

但不直接说出坏消息,或对负面信息轻描淡写,问题都不会因此消失。领导者不应该试图做团队的“开心果”,相反,有时候你能做的最积极的事情就是直接指出负面问题。

6、沉默非金

沉默本身就是一种信息,且人们会自动填补沉默带来的空白,并向他人转述,由此便会导致沟通问题。 相信大家都听过关于公司重大消息的流言蜚语,比如降薪、裁员或者重组,而这些不确定的流言甚至谣言会大大损害组织的效率。

当详细而明确的信息缺失,就必然会发生无效的沟通。想要阻止谣言,仅仅禁止人们去谈论是没用的,只能尽快正视问题并发出明确的信息,消除人们的疑虑和沟通中的误解。记得要重复地明确传达重要信息,如果出现问题,一定要在谣言四起之前采取措施尽快解决。时间拖得越久,沟通越有可能更无效。

7、别做“三明治”

人们常用一种名为“三明治技巧”的方法来形容管理层给他人提出的批评意见,即先说正面反馈,然后传达负面反馈,最后再以正面反馈结尾。这一做法的目的是减弱负面反馈给员工带来的打击,让负面信息更容易被接受。

但“三明治技巧”很容易分散了信息接收者的注意力,使他们产生误解,或者不能集中关注领导原本想要传达的信息。

我曾见过无数人在被解雇时感到非常吃惊,也许就因为他们从来没被正确地指明工作中的问题,没有意识到自己的表现不佳。问题就出在经验不足的领导身上,他们常用“三明治技巧”来告知员工的不良表现,因此那些员工以为不是大问题的问题,最终成了压死骆驼的最后一根稻草。

人们会倾向于关注正面消息,因为他们认为在正面反馈面前,负面反馈并不重要。而且从心理学角度,人总是更容易记住接收到的第一条和最后一条信息,这让中间真正需要被注意的消极反馈内容自然而然地被忽视。

帮助员工克服沟通障碍

领导者总是给人高高在上的感觉,容易让员工有沟通障碍。即使你认为你与某人关系要好,但碍于你的权威,他所说的观点总会有所保留。员工与领导者和当权者沟通本来就十分困难,所以不要人为地让沟通变得更难。通过以下几个方法,领导者可以减缓与你交流的人所感到的不适。

1、设立开放政策

在公开和私下场合告诉大家,你希望人们接近你并主动提出一些反馈,或去你的办公室和你聊天。同时确保大家能找到你,因为设置任何阻碍都只会妨碍沟通。

但即使设定开放政策,也要认识到它的不足。出于害羞、忙碌等各种原因,很多人根本就不会主动找你。所以除了开放政策外,还要安排一个特定的时间来听听别人的想法和意见。在推动沟通问题上,领导者千万不可消极应付,开放政策只是积极沟通的基础。

2、去除物理障碍

排在紧闭的办公室门之后,办公桌是降低沟通效率的第二大障碍。一般典型的办公室都是这样布局的:中央摆着一张桌子,靠门一侧放着一把客用椅子,另一侧摆放着象征办公室主人权力地位的椅子。

这种布局在你和与你沟通的人之间,制造了一个真实存在的物理障碍,且桌上的其他物件,通常是显示器,还会进一步强化这个障碍。因此你需要打破这个障碍,将桌子靠墙摆放,让客人坐在你面前或旁边与你沟通。同时,不要带耳机,记得把咖啡杯也放在一旁。

3、走出办公室

人们一般将他人的办公室视为敌方领土,心理上不愿跨过门框,仿佛踏进去就像进入了虎穴一样。在办公室内,主人的权威界限分明,沟通就像隔了一层透明的玻璃,只能勉强进行。

要想更有效地沟通,只能是走出办公室,去对方的办公室谈话,与他们一起在走廊或休闲区喝咖啡,或者一起吃个午饭。

4、建立亲密关系

当与你沟通的人感到舒适、安全时,你更容易收到诚实的反馈和可靠的信息。如果你们的沟通局限于工作任务,那么安全感和同事友谊就很难建立起来。通过和同事寒暄、询问他们的工作进展,或是他们在周末干了什么,和他们建立友谊。这种亲密关系的建立不需要局限在本部门,或者工作相关的同事之间。

5、避免各自为政

现在很多企业存在一种情况:许多小组以隐私、安全或其它因素的名义,开始各自为政,隔绝他人的关注和联系。有些部门开始根据“须知”对象来存放部分信息,突然开始不公开他们的会议记录,或不再邀请组外同事一起吃午饭。

在一些情况下,这样做是有充分理由的,尤其是在一些违反隐私便能造成严重后果的领域,比如人力资源、医疗、国防等。然而,除了一些特殊情况外,其他很多小团体只是为了形成一个具有排他性的小圈子、行使权力或发展成一个小型王国,以此满足自己的自尊心。渐渐地,这些小团体开始独立运作,这会使组织更难传达高效而准确的信息。这种现象必须予以重视,并尽量避免。

有效沟通纵然难以实现,但绝非不可能。领导者通过稍微改变自己的认知和行为,调整沟通的方法和策略,便可逐渐在团队和企业中形成积极的影响。  

 

来源:红杉汇 查看原文

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