职场中的第一大忌就是——不懂跟进和反馈。
领导安排任务,你如果没有跟进,那将丧失领导的信任,以后领导也不会将重要的任务交待给你。如果做了没有反馈,那几乎等同于没有跟进,工作没有去做,如果是团队协作,你不做反馈,别人做反馈,领导会觉得事情是他人做的,你什么都没做。并且,如果你不做反馈,还可能会影响整个团队的工作进度和效率,最后还可能成为背锅的人。
信息的及时传递对一项工作的重要性不言而喻,但是职场中很多人都会忽略工作跟进的重要性。老板不问,下属不说;下属不说,老板不问。于是使得上下级双方之间的信息不对称,对工作的正常开展造成很大的阻碍。
不懂跟进与反馈,往往被视为不靠谱的人。
不靠谱的人,实质是人格不成熟、有缺陷,并形成了一些这样或那样不良习惯的人。
不靠谱的人,存在如下6个毛病:
1. 或者对约定的责任或事情推诿、变卦;或者轻易承诺,然后再无下文。
2. 执行力不强,完不成组织或他人所托之事。指能完成的或多努力一下就能完成的事与绩效目标而没有完成。
3. 性格浮躁,工作能力不稳定,组织与他人所托之事或涉及人际关系之事,常出错,惹麻烦。
4. 拖延上司或他人所托之事。
5. 凡事没有交代与回复。
6. 合作与相处不能有始有终,半途而废。
跟进与反馈其实是有方法和套路的,“沟通闭环”包括四个阶段性活动:
1、事前反馈
有的事情办不好,是因为办事的人对任务与交办的事情有理解上的误会。造成这个误会的原因,可能是办事者没听明白,也可能是委托人如上司不善沟通,没说清楚。
如何解决这个问题?
如果你是下属或办事的一方,可以釆用反馈的方式,当时就把上司或委托方交办的任务扼要地复述一遍,让对方听听有误会或漏点没有。如果有,即予以纠正与补充。
这样做了,委托人心里也感到踏实。对于比较复杂的任务,可利用下列复述框架:
(1. 交办的是什么任务;
(2. 完成任务要达到的衡量指标有哪些;
(3. 需要委托方提供哪些资源与条件;
(4. 其它相关因素;
(5. 完成期限。
2、尽力落实
在办事过程中,要将心比心,急人所难,尽力落实。
3、过程反馈
上级或他人交办的事情,如果执行过程周期较长的。不管情况如何,中途也要有反馈。
领导先问你,你就被动了;而主动汇报,在领导心里会留下“积极主动”的好印象。
阶段性的进展也要及时报告。一方面要让领导和他人放心,另一方面及时反馈情况能为正确决策提供依据。
4、事毕反馈
交付结果与事毕反馈是有区别的。不要认为我事都给你做完了,还有必要回复吗?
有必要!及时回复,可以让上司或他人及时知道信息与及时快速釆取下一步行动,还能让委托人放心,不再担心。
有一点需要说明一下,有的人缺乏主见与自主性或怕担责任。在执行任务过程中大事小事皆向上级汇报、请示,这种行为不在我说的“勤于反馈”之列。
“沟通闭环”强调的是认真负责,强调的是团队配合和对他人的关心。
不到位的沟通,可能你做了8分工作,最后给扣了4分;但如果沟通有效,7分工作会变成10分。
沟通让你出色,但也可能让你出局,必须要十分重视。