行政和财务伙伴常常被问到同一个问题:差旅成本这么高,到底怎么降?单一供应商比价、员工超标预订、报销审核繁琐、合规风险难控……每个环节都在“漏钱”。
带着这些问题,行政联盟近日专访了胜意科技营销负责人库长。胜意科技深耕企业支出管理领域20余年,已服务金融证券、生物医药、制造、快消、零售等多行业800多家头部企业。库长拆解了差旅费控的进阶路径,也分享了胜意在一体化支出平台、开放式供应链、业财税档协同上的独特思考。
差旅费用的降本路径,头部企业验证
2018年,胜意科技切入企业差旅管理领域,首个客户为蒙牛集团,双方携手搭建了行业首个聚合多供应商的比价预订平台。此后,胜意科技陆续服务了众多行业头部企业,积累了丰富的经验和行业方法论。
对于差旅降本,我们可以先看下头部企业在差旅费用管理方面的一些典型做法。
第一步:聚合多供应商,让比价“看得见”
很多企业早期会固定选择一家TMC服务商,但单一供应商很难在所有品类上都有价格优势。“可能出现部分商品便宜、部分商品贵的情况,我们很难去杜绝。”库长指出,一些企业的做法是把市场上多家OTA的资源聚合到同一平台,让它们把好的产品都展现出来,企业根据需求自主选择。
这是最基础也是最直接的一步——通过同屏比价,把选择权和议价权交还给企业。蒙牛、格力等客户在这一阶段就实现了明显的显性降本。
第二步:直连底层资源,减少中间环节
聚合比价之后,还能再省吗?库长的答案是:跳过中间商,直接与酒店集团、航司签约。“这些供应商自己也没有开酒店、没有飞机,只有连到底层资源,才能减少中间商。”例如,企业常住的酒店单独签协议,常飞的航线与航司直连,成本能进一步压缩。
胜意科技凭借20多年沉淀的供应链能力,已经帮助客户直连了19家航司、17000多家协议酒店,同时引入服务商竞争机制,仅服务费一项就降低了70%以上。
第三步:将差旅标准内嵌系统,让合规“自动执行”
降本的另一面是合规。不同城市、不同职级、不同事项的差旅标准五花八门,靠人记、靠人审,总有疏漏。“到什么城市办什么事,差旅标准是多少?补助怎么算?什么场景需要拼房?这些都需要通过系统内嵌来做。”库长强调。
胜意费控云将企业内控制度规则化、内嵌化,从申请、预订到报销,系统自动校验超标、自动匹配标准、自动计算补助。超标自付、节约归己等机制,既保护了员工体验,也让合规不再依赖“人盯人”。
第四步:打通费控,用AI提效,把审核交给系统
打通费控全流程,实现从预算、申请、审批、预订再到核算、归档的全流程闭环管理。当流程跑通、标准落地,接下来就是效率的跃升。OCR识别发票、RPA自动填单、AI审单助手——胜意已经将这些技术深度融入支出管理。库长特别提到:“原来零零碎碎的业务,可以通过时间维度或空间维度的管控规则统一管理,让系统自动审核,数据自然沉淀。”
以某家电龙头企业为例,渠道下沉至县镇后差旅招待费用体量庞大。引入胜意AI审核助手后,行程合理性、酒店水单、用车轨迹、招待人均消费等自动校验,不合规项秒级识别并回退,费用风控从后置补救走向前置拦截。
通过这四个方面的持续优化,企业不仅能够优化供应资源,还能借助流程管理与智能化审核,提升费用管理的合规性。费用在平台全流程中实现闭环管控,采购成本也随之有效降低。
不止于差旅——一体化支出管理、业财税档协同
降本的方法论同样适用于福利、集采、会务等非生产性支出。库长总结了胜意产品的三个核心优势。
一体化全场景整合,一个平台管好支出
过去,差旅用一个系统、福利用另一个平台、办公采购又得换一个商城。行政人员在多个后台之间切换账号、重复录入数据、分别对账,耗时又容易出错。员工体验也不好——今天点这个链接订票,明天去那个商城领福利,账号记不住、流程不统一。
胜意费控云把所有非生产性支出场景——差旅、招待、福利、会务、办公集采、合同管理、电子档案——整合在一个平台上。行政一个后台管所有,员工一个账号用所有。从预算编制、费用申请、消费预订、报销审批、财务付款到凭证归档,全流程在一个平台完成,数据天然贯通,无需二次录入。
开放式供应链,自主可控
每个场景都有非常优秀的供应商,不能只找一家供应商供应产品。我们按照聚合比价的模式,搭建供应商平台,既能把胜意聚合的资源展示出来,又能把企业原有的老供应商通过商品上架或API接口的方式接入前台。未来企业有更多供应资源需求时,可以不断优化供应,引进新资源,平台具有足够的开放性。
企业自主制定比价规则,供应商准入、考核、退出全流程线上化。对账结算不再依赖供应商提供的流水,系统每日自动对账,差异实时暴露;服务监督也从“凭感觉”变为“看数据”——完单率、投诉率、均价对比,一目了然。
业财税档一体化,全链路闭环管理
合规是行政和财务的高频痛点。过去,一张发票对应什么业务、谁审批的、预算从哪个科目出,要翻多个系统才能拼凑完整。审计来了,更是手忙脚乱。
胜意平台从业务发生的第一刻就开始“留痕”:申请单、审批记录、订单截图、发票影像、付款凭证、会计凭证、电子档案——所有附件自动关联、自动归档。任何一个单据,点进去就能看到完整的业务链条:谁、什么时间、因为什么事、花了多少钱、走了什么流程、最终计入哪个科目。并且支持多维度穿透查询,审计时可以快速定位。
平台还内置了AI审核能力。比如招待费申请时填写了招待人数和标准,报销时AI会自动比对水单人数、比对人均消费是否超标、校验当天是否重复领取餐补。不合规项在事前或事中被拦截,而不是等到审计时才发现问题。业、财、税、档四者在同一个闭环里运行,合规从“事后补救”变成了“事中控制”。
目前,胜意科技已推出企业级AI应用平台。支持企业构建统一的AI资源中心和数据中心,自主搭建、编排、扩展符合自身业务的AI能力,平台内置八大支出管理场景agent开箱即用,让AI不再是功能固定的工具,而是可以持续生长、深度融入业务的能力底座。
结语
“过往大家认为只有大客户需要合规和降本,其实不然,中小客户同样需要。”库长说,胜意的产品是泛行业、泛规模的。无论是几百人的成长型企业,还是几十万人的跨国集团,都能从中找到匹配的降本路径。
采访最后,库长谈到参加行政联盟展会的收获:“与行业内优秀客户和同行交流,了解最新产品理念,同时让更多人知道胜意的平台。我们也希望借助展会,给更多企业带来实实在在的便捷和效益。”
从聚合比价到AI全面应用,从单一差旅到全面支出管理,胜意科技用四个阶段为企业在降本增效的道路上画出了一条清晰可循的阶梯。管好支出,用胜意——这不仅是口号,更是二十余年沉淀下来的方法论。
（免责声明：本文为本网站出于传播商业信息之目的进行转载发布，不代表本网站的观点及立场。本文所涉文、图、音视频等资料之一切权力和法律责任归材料提供方所有和承担。本网站对此咨询文字、图片等所有信息的真实性不作任何保证或承诺，亦不构成任何购买、投资等建议，据此操作者风险自担。）
