在高校科研院所、公立医院的采购工作中，“自行采购”是一个高频出现，却也最易引发内部困惑与执行分歧的词汇，时常能听到不同的声音：‘这个得严格走政府采购程序！’‘按我们单位自己的内控制度来执行。’‘不就是直接与供应商签订合同吗？’
三种理解，对应着三种差异巨大的合规要求与执行模式。孰是孰非？关键在于，我们必须认清“自行采购”并非一个含义固定的单一概念，其性质需结合‘是否纳入集中采购目录’与‘是否达到法定限额标准’综合判定 —— 这也是《政府采购法》界定采购管辖范围的核心依据。
一、核心判定依据：采购限额标准
厘清概念的关键，在于准确理解《政府采购法》对采购活动的界定。政府采购的管辖范围，明确指向两类：一是纳入集中采购目录的项目；二是目录之外，预算金额达到分散采购限额标准以上的项目。
1. 达到限额标准：须遵循政府采购程序的“自行组织”
对于采购金额达到或超过限额标准的目录外项目，其法律性质明确属于 “分散采购” ，必须纳入政府采购监管体系。此处的“可以自行采购”，其法律本意是采购人可以自行组织采购活动，但是必须完整履行《政府采购法》《政府采购法实施条例》规定的全部法定程序。这意味着，从采购方式审批、信息公告到合同签订，每一步都需依法进行。若将这类“自行采购”误解为“直接采购”，将构成严重的程序违规。
2. 未达限额标准：适用单位内部管控的“自主采购”
对于采购金额未达到限额标准的目录外项目，不适用《政府采购法》的强制性程序要求。这类采购活动的管理权责，完全归属于采购单位。此时，“自行采购”即指采购人依据预算支出管理规定和本单位的内控制度，自主实施采购。
然而，“自主采购”绝不等于“随意采购”。将“无需履行政采程序”等同于“无需任何内部控制”，是常见的认知误区。那么，对于这部分适用内部管控的“目录外、限额下”采购，如何才能实现规范与效率的统一？
二、平衡合规与效率：明确节点，善用工具
实践中，做好以下两点，便能有效驾驭这类采购，在合规底线之上释放管理效能：
第一，明确内控核心节点。
一套完整且简化的管理流程应至少包含：需求提出与预算关联 → 多级审批责任到人 → 供应商筛选与价格比对（需留存记录存档）→ 合同条款审签 → 项目验收与付款凭据归档。关键在于，每一个环节都必须有据可查，形成从启动到关闭的完整、可追溯的闭环。
第二，善用信息化技术手段提高采购内控管理水平。目前，越来越多的高校科研院所、医院等公共机构正通过引入数字化采购管理平台来提升采购管理水平。以亿企优采平台的实践为例，其核心价值在于为既定的内控制度提供一条高效的落地路径。它通过将纸面制度转化为不可篡改、全程留痕、高效协同的线上工作流，具体实现三大目标：
1.流程固化，确保合规：将审批权限、自主采购规则等内控要求预设在系统中，实现“制度跑在流程前”，杜绝人为干预与疏漏。
2.全程留痕，透明可溯：从需求提交、审批意见、信息公告、供应商报价/响应、选定供应商记录、电子合同到验收、付款，所有操作自动归档，形成完整的数字证据链，轻松应对审计与巡视。
3.提效减负，赋能管理：整合采购资源、自动化重复任务、提供数据看板，将采购人员从重复性事务中解放出来，从而整体提升采购工作的效能与专业水平。
“自行采购”的概念迷雾，源于对其背后两种法律基础与管理逻辑的混淆。其本质可明确界定为：
达到限额标准，是须遵循法定政府采购程序的“自行组织”，依法是必须恪守的底线。
未达限额标准，是适用单位内部管控体系的“自主采购”，依规是行稳致远的基石。
厘清这一界限，旨在从根本上简化决策、规范操作、筑牢防线。在规范治理日益强化的当下，公共机构更应主动把握这一管理逻辑，通过优化内控流程并善用信息技术手段，将“自行采购”转化为提升组织运行效能的一项可靠且可持续的管理优势。
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