每周总有7天不想处理下属的烂摊子......

作为一个团队的管理者,你可能常常会为了任务堆积在手上,安排不出去而烦恼。

YouCore 2017/08/12 15:00 | 评论(0)A+

文/缪志聪

当事人是某家分公司的总经理,姑且称他为A君。

A君手下有12员大将,学历也不低,但每次工作分配下去,一半以上的工作结果都不尽人意。要不然质量不行,要不然压根儿就完不成,搞得很多工作兜兜转转,又回到了自己的身上。

有时怕他们做不好,A君有些工作干脆都不布置了,直接自己上,为此积压在手上的事情越来越多,筋疲力尽。

是他布置的任务内容不明确吗?其实也不是。每个人要完成什么任务、任务要求及时间节点,A君在交代任务时就会明确告知下属,中途还会定期提醒,但不知为何,还是令人无奈的结果。

这样的场景可能很多人并不陌生,包括很多暂未进入管理岗位的朋友,在和同事进行任务协作时,其实也会出现类似问题。

正如“幸福的家庭都是相似的,而不幸的家庭则各有各的不幸”,组织关系也同样如此。那么理想的组织关系应该是什么样的呢?

高效团队协作的3大特征

有一种生物其实可以作为人类组织关系研究的楷模:单只简单脆弱,群体却可以成为军团。

你可能已经猜到了,就是蚂蚁。它们可以使用泥土、树叶和小树枝,建造出稳固的巢穴,其中通道四通八达,育婴房温暖干爽,一些种类的蚂蚁还可以将它们的身体彼此缠绕在一起,形成一座桥,让蚁群通过沟壑。

为什么蚁群会展示出这么强大的团队协作能力呢?科学家们马上开始着手研究,最终发现,这些弱小的生灵可以产生这样复杂的团队行为,并不是因为蚁后的英明领导,而是源于这3个优势:

一、共同目标

蚂蚁并不存在领导者,去中心,但并不代表无目标,他们都受遗传天性的驱使寻求食物,渴望生存,抵御外敌。

二、任务简单

每个蚂蚁都可以做到自治,之所以能做到自治,因为任务简单,每个蚂蚁所做的事情都是它自己可以胜任的。

三、彼此连接

他们能释放化学信号,蚁群中的其他伙伴对此作出反应,也就是我们说的沟通。

了解了蚁群特性,我们是不是也可以利用这3点高效地管理团队,让背上的猴子有去无回呢?

只需三步,实现高效的团队协同

第一步:明确共同目标

蚂蚁的目标比较简单,也就是寻求食物,渴望生存,所以生下来就达成了共识:“为了部落”。

但人类就复杂多了,马斯洛的需求层次理论分了5层,所以我们要搞清楚下属的个人目标是什么,让团队目标与他的个人目标交集越多越好。

即使是苹果公司,拥有众多杰出的工程师和优秀的员工,也曾经有一段时间,因为缺少一个共同的产品目标,使得很多有趣的东西在公司漂浮着,却没有办法凝聚在一起,产生伟大的产品。

有了共同目标,才能1+1>2,否则只能是1+1<2。

第二步:分配适中任务

蚂蚁没有领导者控制,高度自治,一来因为有共同目标,还有一个很重要的原因是对每个个体来说,任务简单,力所能及。我们在团队管理时,也要保证工作任务对团队成员来说难度合适。具体应如何操作,可以参考下面的四个步骤:

1、 保证员工的参与度

从分配任务的时候就让团队成员参与进来团队成员的自愿挑选再加上你的分配,经过双方的沟通,对任务难度的评估,应该不会出现不可能的任务的情况,而且这种参与感可以激发团队成员的积极性。

柴静在《看见》中提到过一个漫画:

查理布朗得了抑郁症,露西问:“你是怕猫么?”

“不是。”

“是怕狗么?”

“不是。”

“那你为什么?”

“圣诞节要来了,可我就是高兴不起来。”

“我知道了,”这姑娘说,“你需要参与进这个世界。

只有参与进了这个世界,查理布朗才会为圣诞节的到来而开心。同样,让团队成员早早地参与进任务,他们才会为任务是否进展顺利,目标是否按期达成而欢喜忧愁。

2、 支持目标达成

团队成员接受了任务之后,要定期提交阶段性成果,当你发现偏差时,及时给予辅导和纠偏,让成员感到自己不是一个人在战斗。

摩托罗拉创始人的孙子克里斯托弗·高尔文1997年接任摩托罗拉CEO时,认为应该充分授权,完全放手,充分发挥员工的能力。由于过于放手,没有适时掌握公司的经营状况,一个月才和高层开一次会,即使知道情况不对,也不加干涉,怕下属难堪,公司日渐衰落,最后在董事会的指责声中被迫辞职。

放手与干涉要达到一个均衡,就像放风筝,风筝既要放,又要牵。光牵不放,风筝飞不高,光放不牵,风筝最终也会失控落地。

3、 给予正向反馈

信心比黄金更重要,在整个任务的过程中,团队成员取得进展时,我们要给予及时的赞扬,当他们遇到挫折时,除了给予辅导帮助外,精神上也要给予鼓励。

心理学家赫洛克做过一个著名的反馈效应的心理实验。

赫洛克把被试者分成4个小组,每个小组都做难度相同的工作。

第一组:激励组,每次工作之后给予鼓励和表扬;

第二组:受训组,每次工作后都要严加批评;

第三组:被忽视组,每次工作后都不予以评价,让他们静静地听前两组受表扬或挨训;

第四组:控制组,每次工作后不予以评价,而且和其它三组隔离,也收听不到关于其它三组的评价。

实验结果表明:激励组和受训组的成绩最好,被忽视组次之,控制组成绩最差。而激励组的成绩不断上升,学习积极性高于受训组,受训组的成绩有一定波动。

可见及时反馈的重要性,特别是正向反馈,激励更可以促进成员的优异表现。

值得提醒的是,反馈一定要及时。如果说及时的激励是雪中送炭,那迟到的激励就如雨后送伞,效果大不一样。

4、 沉淀框架资产

每次任务完成之后,建议团队成员在一起对整个工作流程进行集体性总结,这样的好处十分明显。可以形成一套以后可以复用的工作框架,这样下次团队再碰到类似任务时,大家就不用重新造轮子了,立刻可以简单上手。

关于如何站在巨人的肩膀上选择框架、改善框架,以及如何自己从无到有全新构建框架,可以阅读YouCore王世民老师的《思维力:高效的系统思维》。

第三步:加强沟通联系

蚂蚁主要通过释放化学信号来进行沟通,我们人类的沟通方式要先进得多,但需要传达的内容也更加复杂。

常常出现说话者对听话者说了很多,听话者也连连点头,结果听话者做起事情来却大相径庭。一问,听话者往往的回答是“我以为是…”

比较好的做法是,在第一次对话的时候,说话者说完自己的意思,别急着让听话者走,让听话者复述一遍传达的意思,看看是否理解有偏差。为了避免听话者只是死记硬背传达的内容,如果能让听话者用自己的语言复述,效果更佳。

经过这样几个步骤,如果你们团队的任务还是应付得疲于奔命,那很大可能就是任务本身已经超出了团队的能力范围,建议尝试下面两种办法:

1、减少任务总量

可能之前你们的偶尔表现大大提升了上级的预期,所以下放的任务超出了你们团队的能力。适当地降低上级的预期,一来任务可以少一些,二来如果顺利完成,上级的满意度更高。毕竟满意度=完成质量-预期。

2、寻找外援支持

如果任务还是艰巨得吃不消,只能寻找外援,将超负荷的工作外包出去,或者招聘新的员工。

总结

作为一个团队的管理者,你可能常常会为了任务堆积在手上,安排不出去而烦恼。如何让任务能交出去,并且一去不复返,简单来说就是3步:

一、明确共同目标;

二、分配适中任务;

三、加强沟通联系。

如果这3步还是不行,那很大可能就是总任务已经超出了团队的负荷,建议采用下面两种方法:

一、降低上级预期,减少总任务;

二、寻找外援支持。

来源:YouCore

原标题:每周总有7天不想处理下属的烂摊子......

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